হোস্টেল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কিভাবে কাজ করে?

মানুষের মস্তিষ্কের মতো, হোস্টেল ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থা হল হোস্টেলের কেন্দ্রীয় নিয়ন্ত্রণ কেন্দ্র। এটি আপনার হোস্টেলের প্রতিটি ক্রিয়াকলাপকে মসৃণ এবং ত্রুটিমুক্ত করে তোলে যতক্ষণ না কোনও অভ্যন্তরীণ অসঙ্গতি থাকে। যতদিন হোস্টেল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কাজ করছে ততক্ষণ হোটেল বিভাগের মধ্যে যোগাযোগও কোনও সমস্যা নয়। আসুন আরও বিশদে আলোচনা করি যে কীভাবে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আপনাকে এই নির্দিষ্ট বিষয় সম্পর্কে আরও শেখাতে কাজ করে।

আমরা আগেই বলেছি, হোস্টেল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম হল হোস্টেলের মূল। আরও স্পষ্টভাবে বলতে গেলে, এটি একটি কভার-টু-কভার প্রোগ্রাম যা হোটেল মালিকদের অসতর্ক তত্ত্বাবধান ছাড়াই আপনার হোস্টেলকে এক ধরনের স্বয়ংক্রিয় মোডে রাখে। তাহলে হোস্টেল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কিভাবে কাজ করে?

রুম এবং সুযোগ-সুবিধা, কর্মী, পুরো হোস্টেল ব্যবস্থাপনা এবং অন্যান্য অনেক দিক একটি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম ব্যবহার করে নিয়ন্ত্রণ করা যেতে পারে। একটি সত্যিকারের ব্যবহারকারী-বান্ধব সফ্টওয়্যার যা প্রত্যেক হোস্টেল মালিকের বিনিয়োগ করা উচিত যদি তারা তাদের অতিথি এবং ভবিষ্যতের অতিথিদের তাদের জীবনের সেরা অভিজ্ঞতা দিতে চান।

হোস্টেল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং সম্পত্তি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম

"কিভাবে একটি হোস্টেল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কাজ করে" প্রশ্নের পূর্ববর্তী উত্তর বিবেচনা করে, এগুলি মূলত সম্পত্তি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম বা PMS-এর মতোই, ব্যতীত এটি এমন বৈশিষ্ট্যগুলিতে ফোকাস করে যা বিনিয়োগকারীদের এবং মালিকদের তাদের সম্পত্তির উপর নিরঙ্কুশ নিয়ন্ত্রণের গ্যারান্টি দেয়। উপরন্তু, নিরাপত্তা একটি হোস্টেল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের তুলনায় বেশি কারণ সুবিধাগুলি পাহারা দেওয়া হয়।

কোন বিনিয়োগকারী বা স্টেকহোল্ডার তাদের ব্যক্তিগত সম্পত্তির চারপাশে একটি হ্যাকার শুঁকতে চাইবে না। এ কারণে সম্পত্তি ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থায় নিরাপত্তা সর্বোচ্চ পর্যায়ে রয়েছে।

হোস্টেল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের আশ্চর্যজনক বৈশিষ্ট্য

এটি সম্ভবত একটি হোস্টেল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কিভাবে কাজ করে তার সেরা অংশ। আমরা ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের বৈশিষ্ট্যগুলিকে ঘনিষ্ঠভাবে দেখব যা এটিকে একটি হোস্টেলের জন্য একটি আবশ্যক সফ্টওয়্যার করে তোলে৷ এখানে তারা:

সমর্থন এবং বুকিং

একটি হোস্টেল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সম্ভবত এই বৈশিষ্ট্যটির জন্য সুপরিচিত, বিশেষ করে যারা অনলাইন লেনদেনের মাধ্যমে রুম বুক করতে চান তাদের জন্য। এটি ভবিষ্যতের অতিথিদের হোটেলের কিছু অংশ এবং এর অবিশ্বাস্য সুযোগ-সুবিধার ভার্চুয়াল ট্যুরও দিতে পারে।

এই বৈশিষ্ট্যটির সাহায্যে, আপনাকে কত টাকা আনতে হবে তা নিয়ে আপনি চিন্তা করবেন না। হোস্টেল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম আপনাকে একটি নির্দিষ্ট পরিষেবার জন্য ফি বা চার্জ সহ উপস্থাপন করবে। এটি ভাল কারণ আপনি যে পরিমাণ অর্থ প্রদান করবেন তা প্রস্তুত করতে সক্ষম হবেন। 

প্রিপেমেন্ট

হোস্টেল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের আরেকটি দরকারী বৈশিষ্ট্য হল প্রিপেমেন্ট সিস্টেম। এর সহজ অর্থ হল আপনি একটি ডেবিট বা ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করে অগ্রিম ফি পরিশোধ করতে পারেন।

কুপন

আপনি যদি অনেকবার হোস্টেলে গিয়ে থাকেন, আপনি সম্ভবত ইতিমধ্যেই একটি বা দুটি কুপন অর্জন করেছেন। সৌন্দর্য হল যে আপনি এখন এই কুপনগুলি ব্যবহার করে আপনার হোস্টেলের রুম ফি কমাতে পরের বার সেখানে থাকার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন৷

কর্মীদের সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য

যখন একজন কর্মচারীকে হোস্টেলে কাজ করার জন্য নিয়োগ করা হয়, তখন এটি প্রোটোকল যে তাদের তথ্য অবশ্যই হোস্টেল ব্যবস্থাপনা সিস্টেমে প্রবেশ করাতে হবে। একবার তার নাম সিস্টেমে প্রবেশ করা হলে, ম্যানেজার বা দায়িত্ব প্রদানকারী কর্মকর্তা তাকে বলতে সক্ষম হবেন তিনি কী ধরনের কাজ করবেন এবং কোম্পানিতে তার কাজের সাথে সম্পর্কিত সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য।

হোটেল মালিক সম্পর্কে বিস্তারিত তথ্য

কর্মীদের সম্পর্কে তথ্য এবং হোস্টেল মালিক বা ব্যবস্থাপক সম্পর্কে তথ্য সিস্টেমে লোড করা হয়।

বেতন বিবরণ

কর্মচারীদের বেতনও সিস্টেমে দেখা যেতে পারে, যা কর্মীদের আরও কঠোর পরিশ্রম করতে সাহায্য করার জন্য একটি ভাল বৈশিষ্ট্য।